摘要:档案的利用是档案存在的根本目的和价值。通过单位内部设计人员利用档案、编研、出书、画册等档案的利用、原始档案的利用、利用档案资料宣传等方面对档案的利用,论述城市规划档案的“用”,最后提出不足之处。
关键词:规划;档案;“用”
中图分类号:G273文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)21—0129—02
档案的利用是档案存在的根本目的和价值。
众所周知,档案收藏的目的,就是为了利用,如果不提供利用或没有人来利用,就失去了收藏的意义或者说根本没必要去收藏。因此,在整个档案工作中,必须突出“用”而非“藏”的指导思想。当然,“藏”是“用”的基础,“用”是“藏”的目的。没有“藏”,也就没有“用”,先要有“藏”,而后才有“用”。当前“藏”与“用”的矛盾主要主面在于“用”。理由是,多年来,经过档案部门的不懈努力,馆藏已达到期一定数量,质量也提高不少,但利用率却较低。所以当前利用档案主要有以下几种形式。
一、单位内部设计人员利用档案
经过二十多年的岁月,纸质档案,尤其是硫酸纸图,已变得相当脆,稍不注意就会碎,为了延长档案的寿命,决定把没有电子档案以前的纸质档案,总计有23658张底图全部进行扫描。
电子档案缩短了设计周期,过去设计人员要用到原来做过的规划图时,只能到档案室查找纸质档案,再到自已的图板上照地形、地貌一笔一笔的描下来,再在此基础上作出自己的方案,这需要几天甚至于更长时间。现在设计人员只要在电脑旁找到所需电子档案进行拷贝就可开始工作了,只需几分钟的时间,大大缩短了设计周期。
便于携带,提高工作效率。有了电子档案,设计人员只需带上刻有所需资料的光盘去参加论证等,按照要求即时修改调整。通过电子档案的利用,大大缩短了设计工期,提高了工作效率。
二、编研、出书、画册等的档案利用
对有价值的照片档案进行扫描,保存为电子档案。利用照片档案出画册,与云南省建设厅合作出版《云南风景名胜》、《春城昆明》画册,并为政府宣传昆明建设作《中国昆明》、《春城之光》等宣传册。
利用规划电子成果编辑了《昆明市规划设计研究院成果集》、《昆明市规划设计院二十年成长历程》、《昆明市规划设计研究院宣传册》等。
为了让昆明市总体规划深入人心,让每个昆明市民都知道,把规划领头羊的作用突出出来,编制了《昆明城市总体规划》、《昆明城市规划》。
为了提高昆明的知名度,让世人更了解昆明,将一个完整的昆明城市发展过程呈现给大家,让您看到昆明真实的昨天、今天和充满希望的明天,看到一个城市独具地方特色的发展过程和规划思想的演化历程,出版发行了《春城昆明——历史 现代 未来》。
为《昆明年鉴》、《昆明统计年鉴》、《云南年鉴》、《云南统计年鉴》等出版物提供城市规划的统计数据、照片资料等。
三、申报奖项需要档案依据
每年的昆明市建设局年度优秀工程设计奖;云南省建设厅年度城市规划设计、工程设计优秀奖;建设部的规划、工程设计奖;昆明市人民政府、云南省政府的各种报奖,都需要提供图纸、照片、文字村料等原始记录的档案。
四、原始档案的利用
1.确保供水管改造
曙光小区25号省轻工业厅的宿舍是1987年建成的,有48户住户,由于水管老化、锈蚀,爆管现象时有发生,漏水严重,给住户生活带来极大不便。该单位到自来水公司要求更换主水管安装一户一表。自来水公司要求提供该房屋的规划总平面图,否则不能办理。该单位先后多方奔走,都无法解决问题。后该单位到我院查找,最终查到规划总平面,使这项供水管道的改造工程得以顺利完成。
2.帮助工程设计
为解决东效片区水淹问题,设计院要求建设方提供市政自来水管、污水管、雨水管、煤气管等地下管线的位置,接管处管道的管径、管底标高,道路标高,并核实地下有无不可移动的地下管线,这可让建设方犯难了。因改造范围大,查找起来相当困难,经多方查找,在调阅了48卷档案后,终于让建设方满意而归,为该项工程设计提供了原始数据,使该工程项目得以顺利完成。
五、利用档案资料宣传昆明
1.总体规划
1984年完成《昆明市城市总体规划》、1988年的《昆明市城市总体规划调整》,国务院关于《昆明市城市总体规划》的批复中明确指出:“经批准的城市总体规划要严格执行。驻昆明市一切单位应自觉遵守城市规划有关法规”。为了让总体规划为政府决策服务、让昆明城市形象家喻户晓,制作了大型模型,专门建了展览馆,让广大市民免费参观,这次活动取得了很好的宣传效果,同时还激起了群众对城市规划的兴趣,提出了不少意见和建议。
1996年我院完成了《昆明市城市总体规划修编》,在市博物馆进行了为期一个月的宣传活动,把最新信息反馈给广大市民,公众参与城市规划,收回大量的意见和建议。同时,为配合《规划法》宣传工作,制作大量的展板,提供大量的宣传材料。
随着城市的不断发展变化,已经开始新一轮总体规划设计工作,保存的档案材料为新的总体规划提供原始依据。
2.历史文化名城保护
以文明街区保护规划征求市民意见为例,这是一次比较正式的公众参与城市规划活动,为了让广大市民更加充分了解规划意图,除了提供相关的规划图纸与文字说明外,还专门制作了模型,直观地表现规划。公众参与热情很高,有95%的市民反馈了意见和建议,使设计部门最后的规划成果得到了极大的完善和丰富。
3.新昆明建设规划
呈贡新城的建设与规划从空间和产业上都与昆明在新世纪城市发展战略和总体布局密切相关,它的突进式发展模式为昆明未来发展创造了重大契机,对促进昆明城市功能的完整性,全面提高城市整体综合实力,从容面对历史性机遇的挑战、崛起并成为中国─东盟自由贸易区中的现代化开放城市,都具有不可低估的重要意义。
建设以滇池为核心、“一湖四环”、“一城六片”的现代新昆明。为了让这项大工程深入人心,让更多的人认可,在每年举行的“昆交会”上布展了大型展览,并配以多媒体连续不间断地滚动播放,安排规划专家进行讲座,让每个到“昆交会”的参展商、公众都能了解大昆明,让大昆明的影响延续到东盟,乃至全世界。
通过制作展板、多媒体广场进行宣传;广播电视制作专题片进行宣传;把新昆明的规划图印制成册,发到各机关单位及群众手中,并在城市展览馆进行了为期半年的新昆明建设展览。
让广大群众认识到,通过新昆明建设,实施外流域调水,滇池将恢复良好的生态和优美的环境,实现经济建设、社会建设、环境保护的良性循环和城市可持续发展,昆明终将成为我国最适宜人类居住的城市之一。
六、对昆明市规划设计研究院自身的宣传
通过对馆藏档案的加工,拍摄了电视专题片、编辑出版了规划院二十年成果集,其中收集的都是对昆明市影响较大的总体规划、分区规划、控制性详细规划、修建性详细规划、专项规划、国际合作项目,配以规划图及实施建成后照片。
城市规划档案是城市建设中不可缺少的部分,利用网络收集、整理档案信息,进行研究、编研,加大档案信息的二次加工,真正实现城市规划档案信息资源共享。
一直以来,档案提供利用的指导思想就是为社会各界提供全面、及时、有效的档案信息服务。(1)全面地为档案用户服务,一方面是主动提供馆藏有关的档案信息,同时也推荐、介绍与其利用需要相关的线索,全面性服务的内容不仅体现在为馆藏档案检索利用方面,而且也体现在为馆藏档案寻找用户方面,全面了解档案用户的利用需求内容与范围,并帮助用户正确地将需求的内容准确地表达出来。(2)及时地为档案用户服务,就必须建立科学的检索体系,熟悉库存档案,提高服务本领。(3)准确、有效地为档案用户服务,首先要准确地分析和把握档案用户的利用需求,准确地提供所需的信息材料,同时,大力开发库藏的档案信息资源,建立完善的检索系统,编辑出版各种档案史料,借助大众传媒,主动为利用者服务。档案工作者不但注意了解和掌握档案用户利用档案后取得的经济效益和社会效益,而且应当全面了解和掌握档案用户利用档案后没有产生效果的情况,并根据利用者的反馈及时发现工作中的缺陷或档案管理诸环节中的不足,从而加强基础工作的建设,提高档案信息服务的质量。
为了更好地利用档案,除加大宣传外,还要加大投入。按照《档案法》的有关规定,确保档案的齐全完整,做好档案的收集、管理工作,并针对不同利用群体的要求,做好档案信息的开发利用工作。加大投入,尽快对档案信息进行信息加工,并将有关信息提供给有关部门和上网查询。其次,是同相关部门合作。通过网络与相关部门联合协作,既可以弥补编研力量的不足,解决经费问题,又可资源共享,提高档案的利用价值,扩大档案工作的影响,增强人们的档案意识。
新世纪对档案利用工作提出了新的机遇和挑战。只有有效、主动地提供档案利用信息资源,才能获得社会的承认与尊重,提高档案工作的社会地位。
参考文献:
[1]昆明市规划设计研究院.“现代新昆明”规划概要[Z].2003.
[2]邓绍兴,陈智为,等.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,1996.
(责任编辑/肖莉虹)