【摘 要】行政秘书是各高职院校中不可或缺的一支团队，他们是高职院校行政管理层与师生员工间相互沟通的桥梁和纽带。本文对行政秘书工作的特点进行了分析，对高职院校行政秘书工作中存在的问题进行了剖析，并提出了改进对策。
【关键词】高职院校 行政秘书 工作现状 对策
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2014）29-0048-02
高职院校行政秘书既是学校教学管理层的参谋和助手，又是管理层与师生间交流的纽带和桥梁，是管理部门中必不可少的一支力量。但院校行政秘书尚未得到应有的重视，而且工作以广而多、杂而乱、细而碎“著称”，工作中缺少交流，引发很多问题，影响了师生之间的关系和工作效率。因此，通过对高职院校行政秘书工作的现状进行分析，提出改进的对策，从而更好地开展行政工作。
一 行政秘书的工作职能
1.文书工作
协助领导要求，撰写各项档案材料，制订相关工作计划；批转传阅上级相关文件和其他事项的通知；校园对内对外文稿的草拟、审校、打印和发布，如年度工作计划、工作总结、通知和申请报告等；负责上报各类档案的校对、呈送和存档管理工作；会议纪要的整理，校园动态更新等。
2.人事工作
完成校园教职工岗位聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定、人事调动工作；负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领取、分发手续等工作。
3.行政工作
主要涉及各类信息资料、来函的归档和保存；根据校园建设要求，进行人员培训；协助领导督促各项工作计划、制度实施落实；会议安排、会务筹备的工作；审核有关文档的签署，证明材料；掌握学生的休学、复学、转学、退学等信息，并及时做好归档备查工作。
二 行政秘书的工作特点
1.辅助性
行政秘书工作不能脱离领导而独立存在。行政秘书工作是围绕领导以及相关上级部门的工作内容展开，协助完成教学相关内容，这是秘书工作中最核心的职能。校领导不仅要负责行政工作，还要兼顾其他事件处理、访问学习，因此工作不能面面俱到。这就需要行政秘书帮助督促与跟进领导布置的工作，及时反馈在教学管理中的重大事件，做到提醒与汇报。
2.协调性
行政秘书的协调工作主要是辅助领导化解纠纷、理顺关系、提高工作效率，保持最优化的过程。行政秘书是处在管理层、教师、学生中的一个信息交汇处，各项工作要在各个部门、多方面的配合下完成。在工作中，行政秘书要主动收集上级下达的指示，与部门领导进行沟通做出方案安排，将工作要求及时准确地传达到各个部门，并在执行过程中做到答疑和督促工作。
3.服务性
服务是行政秘书工作的核心表现，既要服务领导、服务教师，也要服务学生。行政秘书比教师更直接地接触到领导，要在领导与教师间做好沟通工作，将上级的工作要求完整准确地传达给教师，并将其间的工作难题转达给上级。对学生的服务，要考虑到学生的年龄、心智，进行最有效的沟通，耐心地解答学生的问题，不能出现厌烦情绪。
4.规律性
行政秘书的主要工作是协助上级处理好日常教学管理工作，主要包括工作情况统计，档案整理及归类、汇总等。工作杂、数量多，属于常规工作，每天都会有各种琐碎的事务要处理，因此每项工作都要安排好时间，做好备忘，不能拖拖拉拉。
三 高职院校行政秘书工作中存在的问题
1.学校方面
第一，领导对行政秘书的重视度和承认度不够。由于一
些传统的思想观念，大多数人轻视文秘工作，把它单一地理解为接电话、收发文档等事务工作，更有人称之“花瓶职业”。在校园中，有些教师歧视秘书工作，认为学历水平低，教学能力不达标的人才会应聘教辅工作。行政秘书也往往会把这一阶段作为跳板，等到有能力进行教学时，努力转到教学编制。因此，行政秘书在平常的岗位中失去了原有的工作热情，并且缺少成就感。
第二，学校在对行政秘书利益分配和评定职称方面存在不合理现象。在校园评定秘书职称中，往往忽视了秘书的特殊性。对于教师的评定有一套完整的评价体系，通过取得不同的职称来提高个人收入，得到工作上的满足。但是行政秘书的评定却恰恰相反，工作量巨大也得不到相应的尊重和理解，相对应的工资和升值空间也很难得到，这使得许多行政秘书在岗位上感觉前途渺茫，在转岗和转行中做抉择。
第三，行政秘书的专业能力较弱，学历层次和技术职称偏低、现代管理知识缺乏。“据统计，我国16所重点高校的教学管理人员年龄在45岁以上的占总数的52.5%，大专以上学历占72%，学过现代管理知识的仅占11.6%。”① 有资料显示，绝大多数教学秘书所学专业与所从事的工作不一致，而大多数教学秘书的学历在专科以下，技术职称在中初级，甚至没有技术职称。据了解，大多数行政秘书没有接受过专业的秘书上岗培训。
第四，行政秘书的工作压力大，项目多且繁杂。行政秘书的大多数工作都属于事务性工作，这些工作没有过多的技术性，对职位的要求也不高，导致了工作的创新能力下降。长时间从事这样的工作，将影响自身价值的体现，容易产生厌烦心理。
2.个人方面
第一，工作效率低。高职院校行政秘书的工作涉及各个方面，每天从安排会议、传阅档、接待来访者，到整理各项档案，并要完成领导布置的一些临时事务，使得行政秘书不能专注一件事务。比如，在统计一项获奖数据时，会有一些学生需要重新办理或是注册学生证，或是上级有重要文件需要签发，这就严重耽误了数据统计的工作进度，甚至影响该项工作的精确度。
第二，人际关系紧张。行政秘书作为领导的参谋，与领导关系密切，地位自然变得微妙。当行政秘书下发一项工作时，班主任会有习惯性的抵触心理，因为他们不仅每天有多节课要教学，还要负责管理一个班级，而且不太认可行政秘书的职务，所以一般的行政秘书刚上岗时会有一段时间的调适期。要尽力做好与班主任和学生的沟通工作，做到互相理解，要时刻摆正自己的位置，做到参谋而不越权，始终以学校规章制度办事，不以个人喜好作为评价标准。
第三，身心健康受损。根据著名心理学家洛克的定义，工作满足感是“对一个人的工作或工作经验的评价所产生的一种愉快的或有益的情绪状态”。工作满足程度取决于员工个体对工作及其回报的期望值和实际值的差异。对工作的期望主要包括对工作环境、管理环境、工作重要性、工作挑战性和工作优越性等的期望；工作回报的期望主要包括对工作报酬、工作评价、工作奖励等的期望。但是行政秘书的工作烦琐而细微，常常得不到领导和老师的尊重，影响了自身的工作兴趣。
四 改进高职院校行政秘书工作的对策
1.端正态度，明确自身工作定位
工作本身没有贵贱之分，只有分工不同。行政秘书必须做到合理的角色定位，才能积极化解困境，充分发挥主观能动性和积极开展工作。高职院校行政秘书是一个服务性的岗位，要快速定位自己的角色，不给来访者、老师和学生摆架子，做到和善对人。在日常生活中，做到对老师、对学生热情主动；在他们需要帮助时，主动伸出援助之手，尽自己最大努力做好服务。
在工作中，通过改变自己的工作环境，改善自己的工作方式，来提高自己的积极性。在遇到困难时，尽快找到解决办法，并及时通知领导，给出相应的指导意见，在经过长期的磨炼后会越来越熟悉自己的工作。
2.加强自身修养，提高综合能力
行政秘书大多是半路出家，与自身的专业没有多少交集，这就要加强自身素质建设，不断提高专业水平和工作能力。
行政秘书必须加强公文处理能力，提高公文处理工作的质量和效率；加强文字撰写能力，熟悉文稿格式，准确、规范、得体地完成文稿的撰写工作；提高信息调研能力，确保领导能获得高质量的信息；提高创新意识，运用创新性思维方法开展工作。
学习是人生的永恒主题，要牢固树立终身学习理念，自觉地把学习作为一种思想境界、一种精神追求、一种生活方式，做到时时、处处、事事注重学习，努力提高自身的学习能力、实践能力和创新能力，成为做好本职工作的行家里手。
沟通是感情的桥梁，能缩短心灵的距离；沟通是情感的火焰，能够融化心灵的冰块；沟通是情感的纽带，能建立起相互的信任。在实际工作中，秘书与领导的沟通，秘书与教师的沟通，秘书与学生的沟通和秘书之间的沟通，决定了一项工作的执行效率、完成水平。
3.加强行政人员培训，提高工资待遇
虽然行政秘书不像教师一样，经常要准备课题报告、撰写论文等科研工作，但在管理能力、工作分配能力上有着较高的要求，学校应定期开展行政秘书的培训讲座，使他们能在工作中较好地运用学到的技能推动工作，提高工作效率。校领导要自觉加强对行政人员的关注，强调他们在校园管理中的地位和重要性，提高行政秘书的待遇，包括行政待遇和工资待遇。在晋升、评定、培训等方面要与老师有相同的机会，消除行政秘书在工作中的不稳定感。制定有效的激励政策，对优秀的行政人员给予适当的奖励和补助。
有一支稳定、专业的行政团队是现代高职院校的必备硬件，面对新挑战、新形势，高职院校要对行政秘书做出重点的培养。行政秘书只有在和谐的环境中，有充分的工作热情，才能出色地完成秘书工作。
注 释
①李微微.对高校教学管理队伍职业化建设的思考[J].产业与科技论坛，2011（5）
参考文献
[1]饶舒、刘睿、饶良辉.高校行政秘书岗位之体析[J].科技信息，2009（12）：46
[2]单国雷.做好新时期高校院系行政秘书工作的几点思考[J].安徽农学通报（下半月），2010（6）
[3]安婧.高职院校二级学院行政秘书工作探微[J].中国管理信息化，2012（20）：55
〔责任编辑：庞远燕〕